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楊麗女

美國總統羅斯福面臨1929年世界經濟大恐慌時,對全國人民發表一篇演說,其中一句名言:「我們恐懼的是『恐懼』本身。」就字面上來說,有說等於沒說,但這是一個值得深思的哲學問題。只要是人類,一旦面臨挫折失意,走在生命低谷時,通常會在那個痛苦的癥結點反覆琢磨四處碰撞,「我已經這麼認真了,為什麼主管老是看不到……,我苦口婆心的關心子女的生活起居,難道錯了嗎?」諸如此類的百思不解,總在這個渾沌之中,默默讓無助啃食潰敗的心靈,直到鎩羽而歸。

 

曾幾何時,我們認定的金、鐵飯碗,隨著職場的不確定因素增加,都有被打破的可能,更何況是廣大的服務業同仁,隨時有捲鋪蓋走路的危機,就「莫非定律」的邏輯,越怕發生事,往往就發生了,最重要的是勇於面對這個恐懼與不確定,才是生存的必要哲學。

恐懼與自信心有極大關聯性,當自信心薄弱時,往往因為一點點的風中殘影而自亂陣腳,懷疑揣測某種可能,當這些不確定因素占據了生活空間,會削弱精進學習的耐心與動力,如同當時世界性的經濟蕭條,如果人們關注的是那些無法改變的事實而忘了賣力工作,那困苦將如影隨形。

話說:如果你關注的都是失去,那必然是失去。如果你想到的是獲得,那生命將有不同的面貌呈現,凡事不是「學到」就是「得到」,切記不可輕言放棄,才能戰勝瞬息萬變的職場生態。

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親人

現今職場環境問題多,除了工時長、雜事多,有些老闆常盛氣凌人,媒體一再報導的新鮮人22K待遇更是嚴重傷害,使得勞資關係日益緊張。

 

由於勞工收入低,因此更精於算計,深怕被老闆占了便宜,於是下班時間一到立刻走人、老闆交代的事慢慢做、工作效率不高等現象一一出現,迫使雙方關係更不和諧。

屬下精於算計,表面上是不想被占便宜,事實上卻可能吃大虧。學校需要聘一位正式職員,有兩位已經約雇多年的小姐都有機會,筆試A小姐較高,C小姐較低,面試前的周末剛好校內有重要活動需要兩人前來支援,結果A小姐請假在家,C小姐則不計較前來幫忙,最後學校錄取了C小姐。

水至清無魚,人太精可能無友,聰明可能反被聰明誤。在這處處現實的年代,你站在自己的角度「算計」,老闆也站在他的角度「觀察」,從錄取到升遷也是如此,有時候憨傻的態度,反而能成為小小的利器。

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王樵一

時間管理的書,總是教導我們應該按照工作的優先順序,替自己製作每日、每周、每月的行程表,以管理工作進度。重要而緊急的事情先做,不重要且不緊急的事情後做……,諸如此類。


看到盡頭 捨棄不可能完成的計畫
不少人也會根據此一法則,制定管理工作進度的流程表與行事曆,但我發現,似乎總有一些視為不重要的工作,一再被其他重要的工作推遲,然後過了很久很久之後,才心不甘情不願的從行事曆中將之除名。

我的老師語重心長告訴說,他開始減少買書,讀書範圍也開始縮得更精確,因為他逐漸看見自己的天花板,感受到人生有限,不能再像以前那樣想買甚麼書就買,必須把有限的時間和精力放在真正重要的地方,其他一些雖然也很有興趣但實在不可能有時間完成的計畫,只能捨棄。

明列清單 停止繼續執行的計畫
後來我從《零偏見決斷法》一書中讀到作者希普‧希思&丹‧希思的一個建議,幫自己弄一張「不要繼續做下去的清單」,停止某些事情不要繼續做下去。和其他人總在新年規劃新計畫不同,柯林斯每年都會替自己弄一張不要繼續做下去的清單,評估應該停止繼續執行的計畫。

常常我們因為某件事情已經投入了時間和精力,執行到某種地步後,卡住了,毫無進展,甚至出現不良效應,但因為捨不得捨棄已經投入的沉沒成本,繼續加碼投入時間和精力,然後一直下去,因為我們始終相信,只要堅持到底,一定能夠有所成就。

加碼投資 因為不願認賠退場
人就是無法對已經投入時間和精力,卻又表現不佳的事情放手,進而還會選擇再加碼更多時間和精力,縱使未來已經明顯不看好。經濟學者以「沉沒成本謬誤」解釋之。後來有學者指出,除了沉默成本謬誤的干擾之外,人心的預期後悔原則、計畫的完成程度,還有自尊放不下等原因,也會促成我們繼續加碼投資,不願認賠退場。

那麼該如何完成「不要繼續做下去的清單」?

可以考慮一下,這件事情是否是自己真心喜歡?獲得報酬是否真的那麼重要?不做是否會後悔?把時間和精力省下來的話,有甚麼事情是自己想做的事情?有甚麼是因為為了執行這張清單而被迫捨棄的?

捨棄自尊 集中精力做想做的事
透過客觀評估,分析繼續執行清單中的項目的利弊得失,歸納出一份不要繼續執行的清單,無論已經投資多少心力和時間,放下自尊心,儘管捨棄就對了。西方有句俗諺說得好:「一鳥在手,勝過百鳥在林。」當我們捨棄了不做的事情之後,才能把有限的時間和精力集中在真正想做的事情,才不至於落得兩頭空。

註:沉沒成本是管理會計中的一個術語,主要用於投資決策,指的是業已發生或承諾、無法回收的成本支出,如因失誤造成不可收回的投資。沉沒成本是一種歷史成本,對現有決策而言是不可控制成本,不會影響當前行為或未來決策。

 

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周詩潔

同事小華忙得焦頭爛額,問她忙些什麼,只見她滿腹無奈地說之前在主管同意下請另一位同事協助手邊的工作事項,結果對方拖了兩個禮拜,都快逼近完成時限了,才回過頭來告知不會做。為了不要開天窗,同事只好趕緊接手自己想辦法處理。

 

對這位同事來說,他覺得如果過程中有困難或需要協助,應該主動提出,怎能到了最後關頭才把問題丟回來,讓她深感對方不負責任,我很同情小華的處境。

可能因為自己是急性子,怕工作愈積愈多,對於上司交付的任務總希望在最短的時間內完成,所以每當有新的工作,我會第一時間衡量能否獨立完成、需不需要其他同仁協助,執行過程中則確實掌控進度,有任何問題也會立刻向主管回報。

而看起來挑戰性很高的工作,我也不會選擇逃避,會抱著接受磨練心態,試試自己的能耐,如果有需要他人幫忙,一定會主動開口尋求協助。

沒有人天生什麼都會,都是要靠不斷的學習與磨練來提升能力,所以工作上遇到困難時請求他人的幫忙並不是示弱或顯示自己能力不足,要知道上位者最在乎的並不是你個人付出了多少努力,而是工作能在時限內圓滿達成。

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蔡愛慈

單身的小君和父母同住,白天上班,晚上還到麵包店兼差,每晚總是忙到11點才回到家,有時候累得沒洗澡就睡覺,雖然身兼2份工作,但收入未超過45K。

 

省吃儉用的她,希望能為自己多存些老本,也多拿些錢回家給爸媽,只是心有餘而力不足,父母常勸她健康為重,錢夠花就好,否則生病看醫生划不來。

小君經常未定時用餐,加上日積月累的疲憊,終於有一天在上班時昏倒,送醫急診才發現她有暈眩症,醫生吩咐她不要太操勞,睡眠要充足,心情要放輕鬆。

年邁的雙親看到小君如此辛勞病倒,也捨不得責備她,要她辭去晚上的工作,好好休養身體,她才向老闆提出辭呈。在媽媽悉心照顧下,終於恢復昔日健康。

現在小君過得悠閒自在,她說以前只為了賺錢賣命,完全沒有生活品質可言,如今下班後可以陪伴父母散步、閒話家常,看到爹娘快樂的笑容,就是她最大的安慰,因為金錢買不到親情。

她說賺錢不是重點,健康才重要,有健康的身體才能做自己想要的事,才能孝順父母,其實只要有份固定的工作,賺多賺少都沒關係,至少以後還有退休金可領,用健康換取金錢不划算,所以再也不兼差了。

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邱馨儀

約了車燈大廠帝寶公司的總裁許敘銘,講好到高鐵站時公司會有人來接,結果開著七人座MPV來接的司機就是許敘銘本人。

對於許敘銘來說,效益本身比起許多虛偽的名目和排場都重要,怎麼樣讓事情做得更順當,才是經營事業的根本。所以他開的是Toyota品牌200多萬元的MPV,安全、實用與排場都夠。他本人既然要從帝寶的鹿港廠區移動到新營廠,那就順道到高鐵嘉義站接個客人,路上還可以先聊聊,不是更有效率嗎?

同樣的事情也應用在公司的研發工程師上面。

為了開發新產品,工程師與客戶總有開不完的會,不斷的討論與驗證,往往一出差、跑了全台好多家客戶,就有很多不同的結論和進度。

可能很少人知道,帝寶的工程師出差,開的不是房車而是公司的小貨卡。許敘銘認為,既然工程師出差到外地與客戶討論了半天,獲得了結論,與其回到公司後等著客戶把樣品寄到公司來,還不如順道把樣品載回來,回到公司之後,不用再等貨運郵寄的時間,馬上就可以進行下一步的修正與開發,效率就這樣提升了。

雖然行事如此的精簡,帝寶可不是一家小公司。

去年9月因為鹿港廠失火,影響到營收,但全年合併營收136.39億元,稅後純益13.37億元,年增率23.33%,每股稅後淨利8.06元。而且獲利成長幅度高於營收成長的幅度,主要就是來自產能效率的提升與規模經濟。

從小地方著手、讓效率與成本改善,卻大手筆的投入資金在新廠與模具上面。帝寶連續兩年大舉開發模具,以三到五年的期限攤提,每年攤提的模具金額甚至超越一個資本額,顯示帝寶在資本支出不斷之下,獲利能力仍然維持大幅成長,競爭力相當可觀。

除了持續開發新模具之外,帝寶啟動五年計畫,在2017年以前投資百億元,將在新營、大陸丹陽、彰濱三個基地大舉擴建新廠。

根據許敘銘的說法,汽車車燈講究開發速度、效率與物流的配合。為了要達到目標,必須投注更大的資金。但要讓這些投資發揮效益,在一開始的設計規劃上,就一定要做到最好。汽車零組件這種精打細算、相當競爭的特性,如果不從小地方做起,怎麼能累積足夠的競爭力。

當然帝寶也以營收與獲利的表現,印證了許敘銘的論點。

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潘忠宏

四年一度的世界盃足球賽進入八強賽。套句俗話,球是圓的,沒到最後哨聲響起,勝負是沒法預期的。 一如以往,賽前被看好的球隊,卻不一定能脫穎而出。

賽前球評一致看好三大強將之一,「C羅」羅納度(Cristiano Ronaldo)的葡萄牙隊有奪冠的希望。但羅納度的受傷,造成葡萄牙隊失去攻擊的節奏感,連16強賽都沒能參與。

的確,在隊中擁有明星球員,對戰力必然是大為提升。然而,這位明星球員在場上若未能突破對方的防守或有效阻止對方的攻擊,又或是近況欠佳或受傷,全隊的戰績必然大受影響。

對管理者及團隊而言,擁有明星球員固然可喜,但在實際運作上,全隊實力平均、默契十足,才是最佳的組合。

在商業環境中,有些企業為求在短期內提升業績或強化研發能力、縮短與競爭者的差距,也常以重金挖角業務明星或他廠的研發主管。

這種方式固然通常能取得速效,但對企業而言,更重要的是如何藉由這些「明星」的加入,加速提升整體團隊的能力與成長。

如果團隊實力未能適時發展、強化,稍假時日,這些因「明星」加入所產生的「速效」,將很快被競爭者趕上,甚至超越。

不過是幾年前,韓國企業在研發或行銷能力上,都落後於台灣的競爭者。但趁著日本發生「失落的20年」中,日本企業縮編、大量裁員的機會,重金聘請日本資深研發人員與業務,投資研發設備,在數年間迅速提升韓國企業的研發實力與產品行銷能力。

如今的韓國企業,在許多產業裡已超越台灣的競爭對手,甚至歐美日等大廠,而執產業之牛耳。

反觀台灣的企業,雖不乏有高瞻遠矚的企業主,亦能趁勢而為,禮聘業界翹楚,創造傲人的業績或成果。但企業內團隊綜效的發揮卻遠不及明星員工的光環。

最近,有許多國際的獵人頭公司,紛紛讚譽台灣的人才優秀,忠誠耐勞。但為什麼這些優秀的人才能在外國或外商中發揮所長,而本土企業卻必須花大錢,向外求才呢?比較外商與台商對企業內人才的培養,不難發現,外商較願意投注資源與時間培育人才、形成團隊、建立公司文化,追求長期投資報酬率,而不以短期績效為求才與晉升的唯一標準。

因此,在《Built to Last》(台灣譯為「基業長青」)一書中,作者Jim Collins, Jerry I. Porras指出,在他們研究的美國企業中,如奇異(GE)、3M等歷史悠久、高瞻遠矚的企業,歷任執行長多由企業內自行培養,而不由外界挖角。

在歷經幾次的世界不景氣與金融海嘯的衝擊後,存活的台灣企業在財務與業務的基礎上也都有了一定的水準。 企盼台灣的企業,也能像歐美的同業一樣,投入更多的資源與時間,培育自家團隊成為未來領導企業邁向卓越、引領時代潮流的主力。

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庭院深深

工作是「人生」重要部分,每個環節都需要用心規劃與經營,而在打拚過程中,也該適度休息與反省,因為「休息」是為了走更長遠的路,它是有目標的,至於「反省」則是為了讓工作沿途中,能夠減少更多障礙物,經由旁人的指點或自我檢討,讓自己的工作過程更順遂。

 

任何工作都有其甘苦,無論是耗用自己的體力、腦力、長時間,總之都是用自己的「付出」換來的,而工作上的專業算是一門技術,過程中的態度更是一門藝術,需要用心體會與其他同仁的感受,從中明白彼此間在需求上的差異。

為了生存,以期在奮鬥過程中得到更多價值,每個人當然都該尊重自己選擇,對工作熱情盡心盡力。我始終相信。當你辛勤的耕耘,心安理得,那就是一種「富足」,因為「人生在勤,勤則不匱」。

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王威鈞

小英請同事小美下班後陪同購物,順便給建議,小美不但熱心陪了一晚,事前更做足功課,上網蒐集資料,連同自己的看法,知無不言一股腦兒告訴小英。沒想到小英不但不領情,還說以後再也不請她陪同購物。

 

後來小美才明瞭,原來小英心中早有定見,她需要的是小美的支持,而非意見。小美告訴小英的,是小美自己想要的,不過並非小英心中所想的,更未必適合小英。

職場中不論公私事務,常有同事來徵詢我們意見,最好以同理心為基礎,給予不同層次的建議:

首先可詢問對方「想要的」與「喜歡的」是什麼?透過提問與思索,對方心裡若有所屬,答案呼之欲出,根本無須任何建議;他心裡若無所知,則可進一步釐清「想要的」與「喜歡的」是否匹配契合。

對方如果對於該項事務或產品根本毫無概念,則可以對標的物各種選項做一普遍性、客觀性的介紹,讓他建立基本的認識即可,切忌加入過多個人主觀想法,更應避免侵犯他人決定權。

同理心是站在對方立場、角度看待事務,絕非將自己的主觀價值強加對方,尤其不應認為自己的價值觀是普世價值,適用於每一個人。這種想法不但不會獲得認同,更有可能讓朋友反目成仇,變為敵人。

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奇異果

「當初的決定讓我好後悔,如果時間能夠倒流的話,我一定不會選擇和他結婚的」、「那天我也不知道自己怎麼了,怎麼會跟他說那樣的話,讓我好後悔」、「媽媽在世時,我應該要好好孝順她,現在她走了,真是子欲養而親不待」、「孩子小的時候,就該好好陪伴,教導他們,現在他們長大了,發生不足的事也無法彌補了」,這些都是朋友聚會時,常會出現悔恨的對話。

收拾後悔 要求自己別再犯錯

 

以前,我也是談論這些話題的成員,但是大家越講後悔的事,到頭來也越後悔,這就像有人說的:「當你訴說快樂的事,快樂會越來越多,但當你一直重覆悲傷的話題,悲傷的情緒就越多。」

說到這裡,我決定收拾後悔的想法,做任何事或說任何話都會抱持:「說出的話及做出的行為,就像潑出去的水一樣,既然覆水難收,就不要想太多,學習原諒自己,並砥礪自己爾後別再犯錯。」有了這些想法,生活會過得清心自在。

勇敢面對 體悟人生大道理

 

前些日子,有些退休朋友相聚餐敘,他們都曾經因為坐息不正常,飲食未做好控制,也沒有好好愛護自己的身體,讓他們在中年之後飽受身心疾病折磨,一度以為自己的人生已經走向末路,他們的心裡也曾經有過後悔念頭,後來因為積極就醫,規律生活,正向思考,養成運動好習慣,身心竟神奇地慢慢向健康之路邁進,他們的經歷告訴我,與其活在後悔裡,不如積極面對,將會有意想不到的美好結果發生。

有位同事正向樂觀的人,平時我們合作愉快,互動溝通良好,是個認真負責的年輕朋友,前陣子他在工作上遇見多項艱難又煩人的考驗,那些事件如果是發生在我身上,一定懊悔不已,心情壞透,但他沒有因此把情緒加諸在他人身上,反而正向面對,他告訴我:「事情已經發生了,再怎麼後悔懊惱也沒有用,只有勇敢面對它,設法去解決它才是正道。」同事雖然年輕,卻能體悟人生的大道理,真是不簡單,也讓我刮目相看,深感他的前途無可限量。

自律規範 做事隨時停看聽

 

另一位朋友,每天見到人都會問一些奇怪問題,例如:「我說這句話,你是不是聽了不高興。」或是做了什麼事,別人是不是會討厭,要不然就是妙問:「大家是不是都不喜歡我。」諸如此類的問題,心裡充滿疑問,「快樂」永遠不會跟隨他,從他面容裡看到的不是憂愁,就是鬱悶,有時開導他,他的情緒會好一陣子,但只要哪根筋不對,看到人又會不理不睬,好像別人都欠他錢似的,像這樣每天都活在別人的言行及自己的後悔裡,人生永遠得不到快樂。

「話到嘴邊停看聽,事要做出先想想」,若自律規範後,仍自覺有不當言行,就不必太過悔恨,想想「潑出的水,覆水難收」理論,也許心裡就能舒坦些,日子也會好過一點。

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身為主管的你是否常困惑,為什麼部屬的工作成果都跟自己想的有所出入?明明已經親自示範多次,希望部屬能從旁學習,跟上你的步伐,卻還是績效不彰?你或許因此在心裡默默降低自己對部屬的期望、凡事放心不下地盯著部屬做好每一個環節,卻發現部屬愈來愈依賴,而你愈來愈累。 

        究竟怎麼做,才能讓部屬快速成長?日本行為分析專家石田淳提供了4個利器。 

 

1.明確定出工作開始與結束的目標 

        如果連主管都說,「我也不清楚這案子到底是什麼時候開始,又該在什麼時候結束。」聽在負責案子的部屬耳裡,原本想要積極地開始執行,也會因此降低全力去做的意願,對於凡是聽從主管指示的部屬來說,更是如此。 

        相反地,如果主管說,「現在大家都出門去跑今天的業務吧,總之要跑個5家。」「跑過5家了吧?那今天就到這裡,明天再繼續。」聽到這麼明確的指示,部屬做事便能更俐落。 

 

2.親切問候,活絡辦公室氣氛 

        要想打造做事明快的職場,「問候」也很重要。問候除了是基本的溝通技巧之外,也是向自己以及自己的團隊傳遞「行動信號」,像是「早安(等於「好」),開始今天的工作吧。」「辛苦了(等於「好」),今天就工作到這裡吧。」如果員工走進辦公室,看到誰都不打招呼,組織裡瀰漫著一股陰鬱的氛圍,這肯定是領導者的責任,因為只要主管精神百倍地和大家打招呼,部屬也會有樣學樣。切記,要創造出什麼樣的公司文化,全都掌握在主管手中。 

 

3.為部屬篩選出「可以不做」的事 

        大多數人都認為,想在期限內把應做的工作完成,必須要列出做事的優先順序,但石田認為,「劣後順序」比優先順序還重要,也就是先考量「要捨棄什麼」。 

        工作者日常要做的事情很多,就算要求他們「考慮好優先順序,優先做最重要的事」,他們可能還是會因為掛念著其他事情,無法集中心神做事。這時候,主管應該明確告訴部屬「哪些事這個星期內不做也沒關係」「這些事至少不必趕在今天完成」,讓他們專注進行「必須馬上做的事」。 

 

4.不避談自己的失敗經驗 

        真正會做事的主管,非但不會向別人誇耀「我很能幹」,還會敞開胸懷跟部屬聊自己的失敗經驗,讓部屬從中學習。 

        部屬有時候可能會因為工作上還沒有什麼具體成果,而覺得自己派不上用場。碰到這種情況,主管可以試著說出自己的經驗,像是你在還是新人的階段,也犯過許多錯,讓部屬從中體會,任何成功的人都是累積多次的失敗,才能漸漸成長。

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有時候看到組織種某人被升遷,你或許會大惑不解「他能力也只是普普啊!為什麼升遷的會是他?」甚至惱羞成怒,「明明他能力就比我差,為什麼被升遷的是他不是我?」

        其實,主管在看一個員工時,一開始可能會專注在能力的好壞上,但時間一久,「這個人能不能讓人放心」常常反而比「一個人能力好不好」更重要。一個只要交付任務後就可以完全放心、每次都能準時把事情做完的員工,就算他做出來的成品只有80分,在老闆眼中,也比那種雖然能把事情做到95分,但總在最後一刻千驚萬險下才交件的人來得值得依靠。

        正如前日本星巴克CEO岩田松雄在超級暢銷書《成為讓上司值得託付的部屬》中所說,記住,「永遠不要給自己的主管驚喜!」因為你不可能一輩子都好運到能在最後一刻平安度過,只要一次不小心,你很可能就變成那個讓主管驚嚇萬分、甚至灰頭土臉,不能被賦予大任的員工了!

        「最好的員工,不是能力最強的那個,而是最值得信賴的那個人。」因此在加強自我能力、努力晉升「優秀的工作者」同時,一定也要學習怎麼做個「讓人放心的工作者」,而其中的關鍵,就是學會妥善與主管進行「報告」「聯絡」「商量」:

 

1.了解主管對於「資訊需求的頻率與質量」

        透過「報告」「聯絡」「商量」,讓主管知道自己目前工作進度、是否需要協助,是員工最基本的工作之一。但岩田強調,好的「報告」「聯絡」「商量」不是以部屬自己的角度出發,而是以「對方的需求」來思考。

        他舉例,大老闆需要不需「報告、聯絡、商量」?答案也是要,大老闆必須要和祕書說明自己每天的動向和行程,對方才能幫老闆做出做好的行程安排。

        同樣,部屬在進行「報告、聯絡、商量」,第一件事就是摸清楚「主管對於資訊需求的頻率與質量」是多少?有些部屬覺得三天報告一次就可,甚至是有重要大事才說就好,但主管可能每天都想知道進度,對於大小事都要清楚才能安心,沒做到,就會讓主管感到不放心。

        岩田以自己為例,他對於交付給部屬的任務,會希望部屬每天都回報進度,但不需要詳細瑣碎的內容,如果沒有重大事情,就算只用電子郵件傳送標題「順利」、沒有內文也無妨,只要讓老闆知道「事情順利進行中,不需擔心」就夠了。

        因此了解自己的主管需要多頻繁和多詳細的報告,是成為值得信賴的部屬的第一步。

 

2.就算上司沒說,你也要確認的5W和2H

        而在報告時,除了頻率外,另一個重點是「上司要求的、重要的關鍵是什麼?」絕對不可以上司交代工作後,只回答「好,這就去做!」一定要釐清,「是現在馬上要?還是可以有多一些時間準備?」「是需要完整資料?還是大概內容就好?」「對於預算數字,是以萬元為單位,還是以1元為單位?」

        因此就算上司交辦任務時沒說,要成為值得信賴的部屬,也一定要記得問「5W」(為何Why、何時When、何事What、何地Where、何人Who)和「2H」(如何How、多少How much),釐清以上才能知道主管的需求是什麼。否則如果在一知半解就開始工作,很可能老闆其實以時間為優先,結果你卻因為追求品質而耽擱,導致讓主管失望甚至生氣的狀況,努力錯了方向,只會得不償失。

 

3.如果不知道主管的需求,請從「過度服務」先做起!

        如果一開始,你還不知道主管對於「報告、聯絡、商量」的需求有多高,岩田建議,寧可超過也不可不足,所以請「過度服務」吧!因為上司對於需要的資訊,你卻準備不足,一定很容易大為光火,甚至因此失去信賴;但對於準備過度,頂多暗自覺得「有點煩呢~」但絕對不會因此責備認真準備的部屬。

        當然「過度服務」主要是初期,在每天的「報告、聯絡、商量」後,可以觀察主管的反應,適當修減至上司需要的程度。例如在報告幾次後,主管說「下次可以不用準備那麼多,只要特別狀況時再報告重點就好」或「以後每周一和週三報告就好」,那樣就可以順勢檢少報告的頻率,依然還能讓主管對你保持信任。

        「不要在被指責後才增加,而是將過多的部分檢去,這就是贏得主管信任的報告秘訣,」岩田如此強調。

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吳娟瑜

在家庭裡,會有婆媳問題,可憐的是夾縫中的男人;在職場裡,也會有夾縫中的問題,那就是員工可能面臨直屬長官和其他長官意見分歧時,就會變成夾心餅乾,騎虎難下,造成工作上運作困難,有時還會影響私人生活。

 

女性在工作上,常會因為性別而受到男性主管牽制無法一展長才,女性工作者如何妥善處理職場上的人際關係,該怎麼處理和男性長官間的歧見,讓女性在職場上也能擁有辦公室自主權,今天讓我們來探討這個話題。

Q:

辦公室有些同事的作為真令人看不慣,總是目中無人,自認老大的模樣,這樣是有「自信」的表現嗎?另外,我的女性主管和其他主管常有溝通上的障礙,結果我的主管有時候叫我直接找其他主管自行溝通,這樣反而造成我的困擾,因為,有些事不知道該找誰承擔責任,夾在中間的我,有沒有好方法來應對?

Answer:

有些年輕女性上班族發現辦公室部分同仁看起來自信滿滿,卻也看不慣他們自我膨脹、目中無人的模樣。

外強中乾?外強中剛?

 

在我的看法,真正有自信心的人,他們不但看到自己的「好」,同時也看到同事的「好」,能夠尊重和容許別人發揮所長;若是自傲心強的人,有兩種可能,一是「外強中乾」,因為內心自卑,害怕同事強過他,因此有意武裝自己,處處排擠他人。另一種是「外強中剛」,他們確實有兩、三把刷子,反應靈敏,一昧地直衝,卻忽略了辦公室內team work重要性,所以可能贏了工作績效而輸了同仁的心。

如果在辦公室碰到的「外強中乾」同事,那麼,妳已一眼看穿他們的薄弱,知道他們其實內心裡有許多恐懼和擔憂。所謂的「乾」,就是指他們並沒有實務經驗,或是沒有跟上時代所需的專業能力,只會在辦公室班門弄斧,唬弄一番。

這時,妳心中自有譜,像這樣的同事,再怎麼作威作福,也只是一時,根本經不起考驗。妳要以他們做為反面教材,鼓勵自己千萬別像他們,而是要做一個虛心受教的上班族,對個人的工作實力再做精進的提昇。另外,如果妳在辦公室碰到的是「外強中剛」同事,那他們的傲氣態度我們不學,但是他們的「剛」之所在,可值得細究並學習。

有的同事可能「剛」在市場分析,有的同事「剛」在社交能力,有的同事「剛」在客戶關係……。總之,不要因為對方在匆忙中可能話沒聽完就打斷妳的意見,或是遠遠見到妳竟然沒熱忱打招呼就轉身走向另一同事……而生氣或誤會。

值得向強者學習

 

有時,「外強中剛」型的同事因為被公司倚重,因此,要處理的事特別多,難免在人際相處上有失周到;也有的是他們認為大家相知相熟這麼久,妳應該不介意他聽到手機響就接等等。

強中自有強中手,應該向強中手多學習,不要排斥他們的強硬作風,也不要躲避他們的苛刻要求,做「事」的態度和方式向他們學,做「人」的態度,當然也該自有分寸了。

部屬的兩難選擇

 

針對直屬主管與他人的直屬主管溝通有障礙,身為屬下有兩難的狀況,這時該怎麼辦?

比喻來說吧,C面臨了直屬主管B和另一主管A經常在公務上有不同看法,所以當C跑去請示B時,B會說:「你去問A吧!」等到C跑到A那兒,A會說:「你自己想辦法處理吧!」或是說:「我再找B研究!」,結果因為A、B不和,使得公事懸宕,難作決定,我相信不少部屬都會碰到類似的困境。

建議A主管和B主管的問題要由他們自己去面對和取得協調,也就是下次再有類似狀況,當B說「你去問A」時,要學會婉轉卻堅定的拒絕:「我這樣越級處理,不妥當,請您出面處理吧!」也就是每個人在分層負責的職務上,必須去盡應盡的責任,這樣才不會混淆了企業倫理,同時自己也不會在不明不白下,攬下了延誤公務的爛攤子。

善用絕佳工作態度

 

在現代企業女性逐漸脫離男性主導職場的氛圍時,無須背負傳統女性軟弱、依賴形象,也不需要以「傳統企業男性」剛強、工作狂為唯一學習的模式,在此建議女性善用以下兩項工作態度:

一、掌握辦公室工作的自主權

確立個人的工作事項,在職權範圍內,將進度規劃清楚,將協調事項拿捏完成。如果能調整心態,感受到自己就是工作的主人,這時,逐步完成的職務績效就會讓自己感受到成就感。

二、幫助別人成功,就是幫助自己成功

有不少女性工作者很有正義感,也是嫉惡如仇的上班族,看不順眼的事,會堅持己見,絕不一起淌渾水。

這種為人處事的態度當然可以讓自己「清者自清」,讓同事欽佩。所謂「幫助別人成功,就是幫助自己成功」的理念,是在工作時,注意到周遭同事、主管、客戶,甚至注意到公司決策層面的瑕疵,或產品在消費市場上的口碑動向,女性工作者會熱心地幫助周遭人士增進工作積效,會在開會上勇於發表意見,是希望自己不是一個沒有聲音的影子,而且看重自己,希望自己用心成長的人。

遲早大家會弄明白「幫助別人成功,就是幫助自己成功」的真諦,工作起來就會充滿能量而開心不已。

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戴勝益

有些道理,愈早知道,愈好;有些故事,愈簡短,愈發人深省。王品董事長戴勝益,用「有溫度」的思考方式,娓娓道出人生的關鍵忠告……

1.5公分

隨著國人出國頻繁,飛機座位舒適與否也愈讓人重視?

故事:

一家航空公司,為了增加一排座位,於是將每排座位的距離都縮短5公分,雖然看起來差不多,但旅客坐下去後卻痛苦萬分,連挪動雙腳都不易,身體就像被桎梏般,真是花錢受罪。

人生啟示:

很多外在的「效益數字」看起來很棒的提案,卻評估不到內在心理層面的感受。與其在小處斤斤計較,不如由大處著手,善加規畫。

2.讓車

開車上路,你是經常主動讓車的那位?還是堅持不讓的人?

故事:

在狹窄的道路上,若是兩車相遇,總有一部車要退讓,否則大家停在那裡,任何人都無法通行。

而退讓的那車會被認為懦弱嗎?當然不會!

人生啟示:

為人處事時,總會遇到「自認為」不公平的事,若凡事都要爭取平等待遇,更要想想自己的言行舉止,是否造成他人傷害。有時以「退讓」來解決問題,是一種最好的處理方式。

適時地退讓是一種風度,「退讓」有時是讓自己前進的最好捷徑。

3.基地台vs.服務台

基地台和服務台,都存在我們日常生活中……

故事:

一般人看到手機基地台,避之唯恐不及,因為大家都很怕基地台的電磁波傷害到自己的健康。

在人群中,也有一些是「基地台」型的人物。這些人行為表現流裡流氣、挑撥離間、動不動就要告誡別人、處處占人便宜、整天負面思考唉聲嘆氣、好為人師愛教訓人。

人生啟示:

「基地台」型的人物,只會對別人批評,卻沒有警覺自己的不是,因此惡性循環,成為令人厭惡的基地台。

你想當人見人畏的「基地台」?還是人人需要你的「服務台」?

4 .裂痕茶葉蛋

不論是超市或遊樂區,茶葉蛋幾乎是最讓人熟悉的國民美食,這則故事是否讓你對茶葉蛋更加回味?

故事:

曾在電視連續劇看到這樣的台詞:「人生要像茶葉蛋,有裂痕才會入味!」

誠哉是言!無缺痕的茶葉蛋,滷再久都無法入味。須有裂痕,蛋才有味道!

人生啟示:

人生亦然,只有經歷酸甜苦辣,才知人生滋味,才會珍惜自身所擁有的。

而茶葉蛋亦不能破碎不堪,到了無法拾取之境。正如人生不能讓自己到了碎屍萬段的地步,那不是入味,而是無法收拾的殘局。

我們是要讓人生入味,因此要能夠承擔環境的壓力,要勇於面對橫逆的挑戰。

5.1+1+1≠3

最簡單的數學題,卻有最深刻的智慧。這則故事讓我們重新思考一些看似理所當然,其實不然的真理。

故事:

有一個人在床上,鋪了三條薄薄的棉被,因為他認為三條薄被加起來,應該會比一條厚被來的保暖。

他睡著後,三條被子不會乖乖相疊在一起,而是七零八落散置各處,甚至掉到地上。於是,此人會受寒生病,因為他不明瞭這時1+1+1≠3。

人生啟示:

三隻螞蟻想把一粒米拖回蟻穴,如果方向一致則輕而易舉,因為1+1+1>3。如果我拖東、你往西、他向北,恐怕該米粒只能在原地打轉了。

蹲低後再跳高,往後退再向前跳,旋轉二圈後再擲出鉛球,都有1+1+1>3的實力與能耐。

資源整合後再使用,借力使力後再出發,能有順水推舟之功,具去蕪存菁之能。審時度勢再前進,可免力氣互相抵銷。

6.6千元不如3千元?

有人說「數大便是美」;你說,數大是不是美呢?有人說,愈貴的愈好;你說,貴是不是比較好呢?。

故事:

曾帶媽媽去一家郊外的餐廳用餐,心想:「如果不點最貴的菜,豈是孝順乎?」於是點了該餐廳最貴的六千元桌菜。等上菜時才發現,菜色是「不中不西,不傳統也不新潮,創意多匠氣」,極不實吃。

第二次到這家餐廳用餐時,試著點三千元桌菜,竟然好吃得多,因為此價位的「食材、作法、呈現」都是該餐廳所能勝任的,所以能駕輕就熟做出游刃有餘的菜色。

人生啟示:

「恰如其分」,是衡量一切事務的根本。如果我們不能確切了解對方的條件與斤兩,便會不切實際地寄予過高的期許,當然無可避免地產生落差。這是「期待者」的錯,或是「被期待者」的錯呢?

在識人未清、狀況未明之下,就委以部屬超出其能力範圍的任務,豈非領導者的失誤?

 

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王乾任

不知道有沒有人發現,演藝圈裡最紅的藝人,很少是先天條件最好的,反而是最努力、最謙虛的居多。

讓自己堅持下去
金鐘影后林依晨,個子不是挺高,身材應該也比不上名模,說漂亮也絕非頂尖美女,可是她卻深受粉絲歡迎,戲演得好固然是原因之一,做人無可挑剔,一肩扛起照顧家庭的責任,又敬愛師長疼惜晚輩,對她來說是大大加分。

人在江湖上行走,在職場上打拚,有能力、有背景、有關係、有才華固然有利,但是這都不是勝出關鍵,真正關鍵是讓自己堅持到底。

每個人用以堅持在事業上的方式不盡然相同,但是務必找到那個讓自己願意一直堅持下去、絕不輕言放棄認輸的關鍵因素。如此,你方能有機會超越那些原本能力比你強、才華比你高、家世比你好的人,然後從激烈的競爭中脫穎而出。

擬定作戰策略
雖然《小海女》只是日本小說連續劇,說的卻是真正道理,「能成為偶像的未必是先天條件最好的,反而是條件還不錯,自知有所不足,願意努力拚命追趕的人,劇中主角天野秋,雖然各方面不如結依,且眾人皆知,但是她並沒有因此退縮放棄,反而找到屬於自己的特色,走出自己的路。」

投入寫作這一行,應該很多人未必看好,畢竟文筆好、有才華的人無法只靠寫作活下來,倘若又是個文筆不算好、屢被退稿,連文學獎也沒得過的人,憑什麼吃寫作這行飯?只要找到不能退讓、堅持到底的動力,加上自己擬定一套作戰策略,以及一路上許多好心貴人提攜,一定可以堅持走下去。

反覆做好該做的事情
很多事情能不能成功,看的不是主事者的能力。能力只是邁向成功的其中一種條件,能力差一點的要比有能力的人付出更多努力,才有辦法克服彼此能力上的差距。

反而是有不少原本被看好的有能力者,最後卻沒沒無聞,辜負了眾人期待。之所以如此,原因有很多,少年得志成功來得太容易,從此停滯或自滿;持續反覆做好該做的事情,且完成的速度越來越快的同時,品質也要越來越好,這樣的人才是可期待的人才。

努力達成目標
太有才華的人,往往反而受不了拚命努力,或者堅持不斷地持續做該做的事情,碰到挫折就放棄或逃避。龜兔賽跑的故事,說的就是這個,沒有才華而願意堅持努力的人,往往比有才華卻不努力的人有機會成功。

在公司裡,沒有才華但卻肯努力堅持到底的人,才是最能受老闆信任的人,也是老闆樂意拔擢的人才。這樣的人,讓老闆可以安心地把工作交給他,不用擔心過重的壓力會把他壓垮,也不用擔心他會背叛,因為他一定會想辦法達成目標,絕不會半途逃跑或放棄。

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蔡愛慈

原本50歲就要退休的我,被長官慰留了好幾次,沒想到54歲時因為老公突然離世,讓我下定決心離開職場,而且完全沒有喜悅心情。當我拿著退休表格四處蓋章驗退時,百感交集,曾經立誓要做到屆齡退休,只因同事都很可愛,不管老中青,都如同家人,而且樂在工作。

 

每天過得都很充實的我,從沒想過生離死別會如此無情的降臨在我身上,當我無預警的接獲老公死訊時,癱軟在地,10多位同事拉著我,安撫我的心。我不知道自己是如何到達醫院,當時巴不得跟著老公走,他怎麼可以沒交代半句話就走?我該如何向年邁婆婆、年幼孩子交代?我真的哭斷腸。

大家安慰我要勇敢走下去,老公才能安心離開;婆婆安慰我要堅強,為孩子活下去。年近80歲的媽媽要我辦理退休,說我一生都很勞碌,別再為工作操煩。心想也好,做了34年公務員,也該好好陪伴家人。

臨別時,當我看到有的同事還在為工作、考績計較時,我告訴他們這些都不重要,能夠考上公職夠幸運了。看看外面的景氣多冷,如果他們像我經歷如此不可承受的痛,就會覺得那些芝麻小事根本沒什麼,快樂做自己最重要。

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可彤

大學同學即將博士班畢業,聚餐時她焦急地向就業多年的好友們請益:應徵面試要如何與主管對談?該如何適應職場生活?因為擔心自己長期待在學術環境,她甚至自費去校外的學習機構研讀專業法規,避免自己的學術能力與業界範疇脫節,期盼畢業後能無縫接軌職場生涯。

 

朋友們大力讚許她的學習動機,並交流分享大夥經驗:工作面試,基本禮儀不可缺,有形的服裝儀容、履歷自傳,皆需備齊,無形的態度、熱忱,更應適時地展現給應試官,即使在面試問答中,回答錯誤或無法應答,仍應誠實地回覆自己所知,謙虛地向面試官請益,或是充分表達自己會繼續學習的態度與熱忱,也可提出未來的學習規劃以佐證自身的努力。

而就職後的適應問題,大家一致的結論,就是無止盡地學習,因為職場工作不容易與所學相符,所以適應職場,沒有捷徑,就是從頭學習,也許會犯錯,但年輕擁有犯錯的本錢,從錯誤中學習方法,從嘗試中記取教訓,累積經驗與智慧,等到處理能力駕輕就熟後,還要深入進階學習,擴展業務範圍的深度與廣度,鑽研核心價值與技術,當專業知識與經驗能力兼備時,你就是公司不可或缺的資產。

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楊嘉敏

茫茫職場,有許多不同類型的人,大部分都屬於普通的凡人,但是能在職場中脫穎而出的,只有強人與超人。

 

強人,有三種意涵。表層指的是強健壯碩的人,深層指的是才能出眾的人,而強人又象徵著團體中具影響力或擁有權力的人。總之,強人會把握機會,讓自己身強體壯本事高強。我的朋友只要公司願意給他機會,即使是額外工作,他都會力求表現,因此深得主管賞識,成為公司不可或缺的強人,自然能夠升官發財平步青雲。

超人,指的是具有超越常人能力的人,常人遇到困難會視為障礙,超人遇到困難會視為機會;常人失敗會憤怒沮喪,超人失敗會努力奮起。簡單來說,他們不會苦等機會,而是努力創造機會。我的另一位朋友,因為客戶是大公司的人事主管,於是鴨子划水,私底下不斷給予優惠和好康,直到萬紫千紅安排盡,只差春雷第一聲,而敲響春雷的就是他的客戶,終於一圓到大公司工作的夢想。

職場上的凡人,往往只能眼巴巴的看著機會擦身而過,甚至看不出是機會來臨。強人,慧眼識機會,並且善加利用。超人,沒機會就創造機會。你我雖是凡人,只要能善用敲門磚,叩開命運之門,就能晉身成為強人與超人。

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張益綸

以前在諮商中心或生涯輔導,都會向學生強調能力與職業適配性的重要性。因為發揮所學、做自己感興趣的工作,除了關係到個人在工作上獲得的成就感與滿足感之外,更與留職率有相當大的關聯性。

 

然而,現在每當有學生問我:「該怎麼找工作?」我都會多問一個問題:「你喜歡什麼樣的工作氛圍?」研究顯示,與同事之間的相處氣氛,對工作者的職場滿意度與離職率有很大的預測力,我的學生也經常跟我分享:「有時薪水少一些,但同事好相處的話,我很願意待在那間公司。」

當然,每個人偏好的工作氛圍不同。有的人喜歡同事間像家人一樣,不稱呼職位,也可以彼此分享私事,下班可以一起出遊;有的人則偏好同事間的紀律,也不喜歡彼此有公事之外的接觸。不同種類並無絕對的好壞之分,但找到自己偏好的工作氛圍,顯然相當重要。

每當學生要準備面試,我都會提醒學生:「記得詢問該機構的辦公室氛圍,看看與自己的偏好是否合適,或者在面試時走進辦公區,觀察職員間的互動狀況,是否符合個人喜好,並將此結果納入選擇工作的考量之一。」如此一來,將有機會找到自己比較滿意的工作。

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王威鈞

莎士比亞說:「太陽底下沒有新鮮事。」換個角度來看,則是「太陽底下沒有祕密」。

別找麻煩 避免造成舉世皆知
職場人際互動中,我們說出來的話最好只有兩種,一是不怕人家知道的,二是故意要人家知道的。如果你老是喜歡講一些怕人家知道的,無異是自找麻煩,不但早晚會傳入當事人耳中,甚至恐怕會「舉世皆知」,全公司無人不知,無人不曉,最後必定落個「背後穿小鞋」的「雙面人」標籤。

檢視自己所說的話是否不怕人家知道:

一 背後不道人長短。

二 不碰人痛楚。

三 不涉人利益。

尤其是對話過程中若是當事人、第三者經過或加入時,你的音量、語調與心裡會不會因此而改變?如果會,這種話最好少講,甚至根本不要講。若非講不可,則千萬注意談話場所力求隱密、參與者愈少愈好。

凡事謹慎 留意容易洩密場所
職場中容易洩密的場所,不外乎正式與非正式兩種:

正式場合大抵是指會議,不論內部或外部、機密等級如何?即便是機密等級最高的人評會議,會中所言,會後極可能傳遍全組織。畢竟,所有與會者在組織中的背後人脈網絡是何等錯綜複雜,因此,千萬不要寄望全部與會者都會恪遵保密規定。

非正式場合則指洗手間與茶水間、主管辦公室與用車等。前者人來人往,毫無隱祕可言,尤其是洗手間,除非你一間一間檢查裡面是否有人,否則常會陷於洩密而不自知;後者中的祕書、司機則是洩密根源。

勿討人情 避免徒留他人笑柄

水能載舟,亦能覆舟,不講怕人家知道的事,當然也可以操作故意要讓人家知道的訊息。

正式會議中,若討論議題有利當事人,與你的意見亦相同,則可暢所欲言地發抒己見,為當事人加持;若相反,保持沈默即可,無須強加阻撓。如果不利於當事人,則視現場情勢而定,若多數人傾向同意,可逆向操作,略表美言挽救,一來無損結果,再者免於得罪當事人,同時可以獲得人情;如果多數人傾向不同意,則隨眾人之意表決即可,畢竟「孤臣無力難回天」,千萬不要逆勢而為,徒留當事人恨意。

避免樹敵 多說好話多做好事
非正式場合忌諱道人之短,則可逆向說人之長,除了藉由祕書、司機等人的八卦宣揚力量外,也不要忽略洗手間與茶水間第三者的傳播能力,背後論人長短比面前議論的力量絕對要強大得多,尤其是上級主管在「無意間」聽到部屬的讚賞,高興歡愉的程度會有多高,不言而喻。

太陽底下沒有新鮮事,所以沒有祕密,我們說出來的話只有兩種:消極的是避免說些不利於人的言論;積極的則是說些別人想聽的話,如此不但能在職場中避免樹敵、得罪他人而不自知,進而更能因此獲得人緣利益。

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