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楊嘉敏

世界趨勢專家大前研一認為,要成為世界通用的人才,需要具備「問題解決力」。可見現在的上班族,不只要有專業能力,也需要具備問題解決力,才能在職場中脫穎而出。《三國演義》中的孔明,只要皺個眉頭揮揮扇子,就能想出解決辦法來,但現代人要提升自己的問題解決力可沒那麼簡單,而是有其邏輯與技巧,只要能夠精準掌握以下這些原則,就能慢慢提升自己的問題解決力:

技巧一 找出對的問題 對症下藥

管理大師彼得.杜拉克曾說:「最嚴重的錯誤,並非提出錯誤的答案。真正的危險是根本搞錯了問題來作答。」找出真正的問題,困難就解決了一半。機器壞了,表面上是機器出了問題,但實際上可能與機器的維修和採購都有關係;公司員工離職,表面上說另有生涯計劃,但可能是公司的福利制度有問題。所以一定要追根究柢找出「對的問題」,才能對症下藥。

技巧二 善用工具 做好事前準備

「工欲善其事,必先利其器。」要做好一件事,準備工作非常重要。「找出問題」,「找出」是動詞,「問題」是名詞。「動詞」代表行動,想要讓行動更快的方法就是使用準確的工具,例如「問五次WHY」、「80╱20法則」來決定輕重緩急等等,這些都是企管界常用的工具;「名詞」代表事項,表示需要完成的事項。準確地掌握工具後,再針對事項積極地行動,就代表自己已經準備好了!

技巧三 大膽假設 小心求證

在解決問題時,如同柯南在辦案,要大膽假設,小心求證。在找出問題的真正原因及選擇解決辦法時,可用「發散」思考的方式來大膽假設,以免讓自己困在慣性思維中。突破思考的侷限後,則要開始「收斂」,從列出來的選項,選定適合的方法,最後再來小心求證,以確定方法的可行性。

技巧四 追本溯源 防患未然

問題如同你我的生命一樣,具有過去、當下及未來三種時程。找出真正的問題,往往得發揮「問題解決力」,從過去溯源,找出問題發生的根源。在當下則要發揮「問題分析力」,來選擇、執行及驗證效果,來進行改善。接著就要發揮「問題發現力」,把眼光放遠,防患於未然。

「問題解決力」是最基本的能力,是基層人員應具備的能力。如想在職場上更上一層樓,則必須把「問題解決力」升級到「問題發現力」,這樣才具有當高階主管的潛質。

積極、專業、合作 讓問題不再發生

隨著問題發生的情境,靈活運用以上各種步驟。如果問題發生的原因搞不清楚,那麼每個解決問題的步驟都要逐一確實執行;若已找到問題及原因,但不知道何種解決辦法最好,則儘可能列出對策,執行並確認效果,並建立SOP標準作業程序,做為預防及反省的參考。除了以上技巧之外,還要有正面積極的心態、相關的專業知識,再配合團體的資源與制度,才能完整解決問題。

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