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蘿拉．史塔克 你常常加班嗎？或者壓力大到快要受不了？無論怎麼苦幹，工作表現卻毫無起色？在競爭激烈的社會，不管是公司遇缺不補，或個人愛「包工程」，很多人都沒辦法在朝九晚五的8小時內，把工作做完。這種時候，大多數人不是想辦法加快做事速度，要不然就是留下來加班，消化工作量。 看著清單上冗長的待辦事項，你大概覺得自己被淹沒了，永不見天日、根本沒辦法全部做完。在談論該如何降低工作量，並保持在合理可行的範圍之前，先來揪出浪費時間的殺手： ◎選擇太多： 有許多事情「好」到我們無法割捨，想要一手包辦，結果就是造成了一串冗長的待辦清單，卻不知道何時才能做完。很多人不知要分辨事情的輕重緩急，因此在空檔的半小時內，只能對著一大堆的工作乾瞪眼，難以決定該從何處下手。 ◎出入不均： 我們不斷對自己「輸入」工作，卻沒有「產出」成果。手上有案子在處理，自己卻不斷地接收外來的干擾，像是開會、回電話還有查看e-mail。到結果待辦事項越積越多，但真正有價值的工作一件都沒做好。 ◎制約反應： 我們受制於科技產品、工作環境、干擾雜音還有自己的大腦。我們無法克服自己的慣性，保持工作的步調專心做事，總是會習慣地馬上回應各種干擾自己的雜音。 ◎猶豫不決： 我們沒決定好哪些工作要先開始、哪些和自己有關，哪些無關，就先全部記在待辦清單中，到頭來還要再重新檢查一遍，又把事情丟回「稍後再決定」的想法。最後就是待辦清單加得更長，收件匣塞得更滿，覺得自己的工作量變得更多。 ◎缺乏條理： 科技玩意兒沒辦法跟上思緒的速度，假設你在餐聽用餐、在會議室開會或是搭乘飛機，電子產品都關機了，偏偏你又想要做點事情，這就會變得非常不方便。所以，我們需要一些方式抓住思緒，回歸條理。 ◎恐懼不已： 我們無法拒絕和職責無關的工作，而且每天都把時間浪費在毫無價值的事情上，卻沒有勇氣去克制自己。 ◎方向不清： 我們對領導階層的意志不夠清楚，而且也沒有花時間好好集中精神分辨什麼是真正重要的事。或者我們沒有配合公司從上到下貫通的策略，結果就變成我們無法判斷事情的輕重緩急。因為常常做著不是自己分內的事，或所做的跟上級期待的事不一樣。 事實上，真正有效的時間管理，不是在管理「時間」，而是學會管理「自己」！ 想要掌控自己的工作時間，首先就是要剔除百害而無一利的工作。換句話說，你必須當機立斷，捨棄對自己產能不利的事情，篩選出真正有價值的工作，這包含6個步驟： 步驟1 每天一早決定該做哪些事 每天待辦事項超過十項，肯定有問題！別再列「待辦事項」，改列「高效事項」（高貢獻報酬工作），至於「不辦」事項，（一直收信，看Facebook……）也要列出來鞭策自己不要做。 步驟2 把該做的事，排進行事曆 每天行事曆裡只針對以下3種事情排進度，包括： ▲公司例行事務，像是會議等等。 ▲自己職務例行事務，包括聯繫客戶等等。 ▲「高效清單」裡的工作。 步驟3 專注工作，不分心 想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」： ▲外來的阻礙：像是同事來探詢或聊天，電話郵件不斷等等。 ▲自己的阻礙：包括負面情緒，過度社交。 步驟4 快速處理隨時進來的訊息 ▲文件類：快速瀏覽，吸收訊息後分類歸檔或立刻處理掉。 ▲e-mail:快速讀完，依照一定的標準，立刻決定該轉寄、回覆、存檔，還是刪掉。 ▲無論是文件還是email，都盡可能不要處理兩次以上。 步驟5 終結鬼打牆的問題 解決人的問題，包括： ▲確保溝通要直接而確實。 ▲讓事件的所有人都瞭解狀況。 ▲遇到管太多的主管，試著調整自己，否則向主管抗爭，或者乾脆離職。 步驟6 做好你的能量管理 ▲不要過度工作，必須給自己足夠時間讓身心都能充電，第二天再戰。 ▲保持體能良好狀況：睡眠、運動、飲食均衡。 ▲保持心理健康，包括家庭生活、心靈成長等等。 總歸一句話，在上班的有效時間內，盡可能做對的事，不要一整天只想著打混摸魚；對上班族而言，在職場的首要任務，就是練習只做「重要的事」，然後學會管理自己，當個快樂的上班族。 作 者 小 檔 案 蘿拉．史塔克（Laura Stack） 擁有企管碩士學位，現任「生產力專家」顧問公司總裁，提供企業內部生產力及產能效率專業諮詢服務。過去20年顧問諮詢的經驗中，她幫助許多企業團體排除生產力效能低落的障礙，特別是「用最少的時間，創造最多的成果」，著有《上班8小時，練習只做重要的事》等書。 |
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