楊珮玲
時間是有限的資源，因為有限，所以總量控制極為重要，如何去除或減少不必要的時間使用方式，將時間用在最需要使用的地方，是要達到工作和生活平衡最重要的關鍵之一。
聽來好像是老掉牙的基本常識，不過你是否曾經想過自己在工作時是專注在「時間總量」還是「工作總量」？
同樣做一件工作，經常加班者和總是能準時下班者的最大差別，經常在於能準時下班者是以被給予的「時間總量」為前提，不論如何都在時間內完成工作；而經常加班者常以「工作總量」而不是以「時間限制」的前提來進行工作，為要把工作做到盡善盡美，多花些時間也在所不惜，不會特別考慮「時間資源」問題。
日本的製造業向來以有效利用「KAIZEN」（改善）等高度工廠生產線管理方式聞名，在工廠的作業流程中，徹底排除沒必要的作業，不浪費任何一分的時間和資源。說到生產線，最重要的就是這項工作要決定何時開始何時結束，隨時都以「時間有限」為前提，徹底控制流程和時間。
日本的時間管理普及協會認為，雖然辦公室工作突發狀況多，也不一定能將工作內容制式化，但要能有效工作減少加班，首先要先對自己進行「時間」的意識改革，像生產線般儘量確實掌握工作的「開始」和「結束」時間。
四個時間概念
過程中的關鍵包括時時意識和兼顧工作時的「四個時間」面向：包括「只和自己一個人有關的工作開始時間」、「只和自己一個人有關的工作結束時間」、「和別人相關的共同工作開始時間」、「和別人相關的共同工作結束時間」。
工作效率不彰的情形大多是只意識到「和別人相關的共同工作開始時間」及「只和自己一個人有關的工作結束時間」。大家開會可能準時開始，卻無法在預定時間結束。
自己的工作有完成期限，卻不知何時是最適當開始的時間。但如能同時掌握到另兩個時間面向，以此前提規劃整體時間表，預期完成的可能性就有效增加。
六個工作分類
除了四個時間面向，時間普及管理協會也建議，配合下列六個工作分類幫助自己整理思緒，決定工作優先順序。包括將工作種類分為「事先可預知的」和「突發的」、工作處理方式分為「非得現在做」和「之後再做」、工作的主體是「非得自己做」還是「可以委託他人做」。以這些相關前提來徹底考慮工作流程中是否有可改進和去蕪存菁之處。
日本著名的網路廣告公司CyberAgent在社內業務時間控制上就有相當成果。他們利用「去蕪」（MUDATORI）會議將部門提當的業務全面列出，並分類為核心業務和例行的行政業務，並特別徹底檢視行政業務內容，將其分為可以廢除、簡化、轉移、標準化、改善效率或重新思考等大類。除部門整體外，部門內全員也配合設定個人目標，改善花在核心業務和行政業務比例上的時間，有效提高時間運用。
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