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潘俊琳

電子郵件是現代人常用的溝通工具，它的好處是快速、便捷，但就因為它太方便，反而讓人忽略了溝通上應有的禮貌，造成不必要的人際緊張。

過去寫信、寄信都是一件慎重的事情，大家都會注意開頭的稱呼和敬語的使用，但到了電郵的時代，信件在網路的傳遞下快速往返，很多人在快速這個特性下，也跟著急躁起來，用字直來直往，很容易就因為口氣不對，造成雙方莫須有的誤會。
 
人與人之間面對面溝通時，彼此可以從表情、語調和肢體動作，解讀出較為全面的意思，電郵往返讀不出人的表情和肢體，尤其在不曾謀面、彼此不瞭解的情況下，更要注意禮節和用字，才不會衍生情緒反應。
 
一位台商總經理就直言，電子郵件在文化不同的環境下，是最糟糕的溝通方式，因為有的國家網路並不發達，也常發生郵件被擋或不知寄到哪裡的狀況。就算台灣和大陸用的是同樣的語言，但用字的語氣和形容詞仍有相當差異，經常造成台幹和當地同仁的誤會。
 
因此他規定，重要的事情一定要面對面溝通，或是講內線電話，經過這樣的調整，內部的溝通變得順暢多了。畢竟見面三分情，就算講電話態度也會比較柔軟。電郵寫不清的事情，只要改變溝通方式，通常迎刃而解。
 
也有一位國際連鎖集團的台灣總經理，喜歡用電郵和員工溝通，他說從用字以及錯別字的多寡，就可以看出一個人的個性，像是性喜敷衍、行事粗糙或是個性謹慎，都可以從電郵往返中看出，做為將來人事調整的參考。
 
因此，別被電郵快速往返的特色給蒙蔽，回信也跟著心浮氣躁，以為只要意思到了就好，因為收信者可能不這麼想。尤其在智慧型手機的時代，用手機直接回信雖然便捷，但利用零碎時間回的信，通常語氣更直接且急躁，打錯字、語氣不對以致溝通不良，讓人印象不佳，後果可不是賴給手機就能解決。