狩野未希
祕訣1：一開始就說結論
倒金字塔型是傳遞資訊的大原則。不只應用在說明，意見或提問的應對也好，簡報也罷，原則上都必須採取倒金字塔型，按照重要程度高→低的順序來陳述資訊。
陳述意見時，最重要的資訊就是「結論」。請大家謹記在心，總之一開始就要先說結論。而意見必須要有根據，所以「根據」是僅次於結論的重要資訊；至於其他的補充資訊，重要程度就更「低」了。換句話說，只要依照〈結論→根據→補充資訊〉的流程來敘述就可以了。「補充資訊」包含這一課前半部談到的「說明」，或是個人的經驗、對未來的預測、和其他事物的比較、背景等等，這些補充資訊也要依照重要程度的順序來敘述。
難以判斷哪一項比較重要時，只要試著問問自己，「假設對方不能從頭聽到尾，會希望他優先聽到什麼呢？
答案似乎很容易就出來了。具體的說明暫且不談，先想想你希望對方聽聽你自己的個人經驗呢？還是先了解背景呢？希望對方務必要帶回去的訊息又是什麼呢？
歐美人士平常就按照〈結論→根據〉的順序在說話，所以在發表意見時也可以輕鬆自如地運用；而我們的語言習慣往往會將結論擺在最後，所以大家為了能確實地履行「先說結論」的原則，或許需要一點點訓練也說不定。如果是日常的閒聊，隨自己高興，想要在什麼時候說結論都可以；但是在重要場合，拖到最後才提結論，如果從對方的觀點來看，這是毫無道理的事情。
比如，如果A先生按照下面的順序說話，聽的人會怎麼想呢？
「只要留在國內和國人一起工作就可以了，這樣的時代已經結束了。我自己就是，和各個國家的人一起工作的機會愈來愈多。不過，我沒有辦法好好地表達自己的想法，所以很辛苦。在國際化的時代裡，為了和具備各種價值觀的人來往周旋，大家確實地交換彼此想法是很重要的。從今以後，一定要不斷提升表達能力才可以。
按照這樣的流程來說話的人，我相信絕對不少。A先生談話的結論是「一定要不斷提升表達能力才可以」，卻一直拖到最後才出現這一句。只要一聽到人家像這樣不著邊際地絮絮叨叨，每個人都不免納悶「他到底想要說什麼？」、「這個話題究竟要扯到哪裡去？」於是壓力就漸漸增加，理解也變得愈來愈遲鈍。為了讓對方確實明白自己的意見，是不可以給人家壓力的。
只要把A先生剛才的發言改成〈結論→根據→補充資訊〉，就會像下文這樣。
「從今以後，一定要不斷提升表達能力才可以（結論）。因為在國際化的時代裡，為了和具備各種價值觀的人來往周旋，大家確實地交換彼此的想法是很重要的（根據）。我自己就是，和各個國家的人一起工作的機會愈來愈多。不過，我沒有辦法好好地表達自己的想法，所以很辛苦（個人的經驗）。只要留在國內和國人一起工作就可以了，這樣的時代已經結束了（背景）。
在職場等地方發表意見時，尤其要記得對方是很忙碌的。一開始就說結論也是在默許對方，「如果沒有時間的話，細節部分不聽也可以喔。
比如，假設你去找前輩談話，結果聽到對方說︰「對不起，我得趕快出去。但是聽一下下沒有關係，什麼事？
這時候只要先說完結論，不管前輩接下來什麼時候要出門，你的意見當中最重要的部分都已經傳達出去了吧。
祕訣2：用適合對方的談話方式說話
和在「說明」部分解釋的一樣，要盡量考慮對方的年齡、職業、背景、知識等，選擇對方容易明白的措詞來說話。看情況而定，有時候運用對方熟悉的概念或主題也是很重要的。
祕訣3：出示全部談話的流程，預告接著要談的事項
不論說話的順序和措詞再怎麼清楚而明白，只要讓人家覺得這個話題不知道要持續到什麼時候，就會給對方帶來壓力。意見有一點長的時候，有必要針對你的「意見」這一整個路程，告訴大家「來到一半了喔，接著要換個話題喔，像這樣一邊敘述，一邊親切地引導對方。
引導的方法有兩種類型。一種是充分掌握自己意見內容的場合，另一種是邊思考邊表達意見的場合。
．充分掌握自己意見內容的場合
充分掌握自己的意見內容時，一開始就先預告全部意見的流程。比如，剛才關於「表達能力」的意見如果變得更長一點，待說完「從今以後，一定要不斷提升表達能力才可以」這個結論之後，可以先提示談話的流程，告訴大家「關於這一點，我想按照根據、我的親身經歷、背景這樣的順序來說明。
只要知道全部的流程，對方就曉得自己現在聽的是整體的哪個部分，所以沒有壓力，不會納悶「這個話題還要聽到什麼時候呢？
．邊思考邊表達意見的場合
另一方面是，一邊思考一邊表達意見的時候。只是先知道結論和根據，在談話過程中，每次一想到「那件事也要先提一下才可以」，就一直不斷補充說明，也常會有這樣的情形吧。
這個時候也一樣，要先說結論再談根據，但我覺得盡量運用「要說為什麼的話」、「根據是之類的講法會比較好。這樣的講法就像是談話的「標籤」，只要有標籤，對方心裡就會有個底，曉得「接下來要談的是○○（例如「根據」）呀。
而在陳述根據的過程中，只要一想到「也來說說經驗談吧」，就可以在講完根據時，先告訴大家：「從我自己的經驗來看，也覺得這是很要緊的事，我想來談談自己的經驗。
這樣一來，對方又可以安心了。
此外，也會有像是「有兩項根據」這樣好幾項資訊同屬一個「類別」的情形。像這種時候，必須事先告訴對方總共要陳述幾項相同類別的資訊，這也是很重要的事。比如，針對「一定要不斷提升表達能力才可以」這個結論，假設有兩項根據。這個時候，講完結論之後要先說「有兩項根據」，接著才繼續說「第一，為了和具備各種價值觀的人來往周旋，大家互相交換彼此的想法是很重要的；第二，我們更加需要磨練表達能力，為什麼這麼說呢？因為我們向來都不太會表達，像這樣陳述自己的意見。
大家注意到了嗎？在這裡，第二項根據的結構是〈結論「我們更加需要磨練表達能力」→根據「因為我們向來都不太會表達〉。不只是整體意見要先說結論；不管什麼時候，只要把結論謹記在心，盡量先從這裡開始談起，就可以大大地提升對方的理解程度。
還有，當然不可以東拉西扯地亂說一通。比如，結論→第一項根據→個人的經驗→第二項根據，這樣的流程就不行了。不管再怎麼預告「有兩項根據」
，要是在說完第一項之後，就直接跳到經驗談，聽的人說不定會懷疑「咦？不是說有兩項，我沒有聽到第二項嗎？
對方為了這樣的事情而分心時，就聽不到你說的話了。根據是根據，背景是背景，像這樣分門別類地彙整起來敘述，才是站在對方的立場著想的說話方式。
祕訣4：重複重要的地方
我們一再說過，表達這件事必須站在對方的觀點來思考，而在用對方的觀點思考時，請不要忘記「對方終究也是人。既然是人，就可能會忘記幾秒鐘前才聽過的事，也可能會突然想起其他的事情，不能專心聽人家說話。意見有一點長的時候，重複強調重要的部分（例如結論）準沒錯。
雖說是重複，但要是像跳針似地重複相同的講法，從頭開始仔細聽的人說不定會想：「已經聽過了呀，你很囉嗦耶。
重複重要的地方時，必須盡可能稍微改變一下說法，或是加上諸如「我再重複一次」之類的詞語。另外，「剛才也說過了這種講法可能會讓人覺得太過強勢，所以我不建議大家使用。因為這聽起來很可能像是在批評：「喂，你都沒在聽吧。
祕訣5：避免武斷式的口吻
不管意見再怎麼了不起，一聽到斬釘截鐵的講法就深覺反感，大家都有過這樣的經驗吧。
意見是要靠內容，而不是靠氣勢來取勝的。只要是有說服力的內容，就算不用強勢的口吻表達，應該也會打動對方的心才對。避免「絕對是A沒錯」之類的口吻，改用像「我覺得是A」、「也許是A吧」這樣的說法，我想是比較好的。
但話說回來，語氣太過軟弱也不好。「我試著在想，說不定是A，是不是啊？」
像這樣一說，對方的壓力很可能又要開始飆升，搞不懂「他到底想要說什麼」。重點是，不要天花亂墜地說什麼「絕對是○○」、「大家都這麼說」；而保守客氣的講法，只要到「我覺得是○○」、「也許是～吧」這樣的程度也就夠了。
祕訣6：強調這只是自己的意見
特別是在會議討論等場合，強調「我尊重各種意見」也是很重要的。太喜歡自己的意見了，所以就愈想愈愛，反對意見愈多愈執著，堅持「我的意見是最好的」——大家都有過這樣的經驗吧。為了要擺脫這樣的執著，也為了不讓周遭的人當成是「蠻橫獨斷的人」，強調「自己尊重各種意見」是有必要的。
至於要怎麼強調才好，只要把英美人士發表意見時常用的說法，統統換成自己的語言來講就行了。英語裡「發表意見」的文化根深柢固，因此用來表示意見的講法實在是不勝枚舉。代表性的說法有in my opinion（我認為）、personally（個人以為）、as far as I’m concerned（要我來說的話、在我看來）、if my memory is correct（如果我記得沒錯）、Don’t you think……（您不覺得……嗎？）等等。
除此之外，像「畢竟是我個人的意見」、「希望您可以聽一下我的意見」、「依我粗淺的經驗來看」、「如果是我……這些說法也都可以使用。
祕訣7：善用手勢
歐美人士常常一邊說第一、第二……一邊比出一根、兩根手指頭來讓人家看。
每個人都有這種傾向，比起從耳朵得到的資訊，更容易理解從眼睛得到的資訊，所以這樣的手勢才會有效果。
但是，如果勉強做這樣的動作，就會顯得生硬而笨拙。要是手指頭好像不怎麼聽使喚，得要多練習幾次才好。因為只要一看到生硬笨拙的動作，對方可能反而會分心而不能仔細聆聽你說話。
除此之外，還有一些會分散對方注意力的身體語言，像是一直摸頭髮或身體某個部位、手放在嘴巴前面、搖晃身體、雙手交叉放身後（可能會讓人覺得在隱藏什麼）等等。
為了要知道自己的問題，也可以找人拍攝說話時的情景來檢查看看吧。
祕訣8：注視對方的雙眼
講得好像理所當然似的，但說話時本來就要看著對方的眼睛。
不是目不轉睛地猛盯，而是給人一種「我信任你喔」的印象，面帶微笑，輕鬆自在地看著對方。
在會議等對眾人談話的場合，必須依序注視在場所有人的雙眼。每個人各看個五秒鐘，我想是不錯的感覺。轉了一圈之後，又依序注視大家的雙眼，再轉過一圈之後再看……像這樣重複不斷地進行。如果只對著某人的眼睛直盯，很可能會招來誤會，以為你對人家有意思，所以要特別注意。
祕訣9：保持「清晰宏亮的聲音」
以利表達在會議等場合上，用清晰宏亮的聲音說話會聽得比較清楚，所以也比較容易表達意見。
不善於從腹部發聲的人，就當作肚子裡有張嘴巴，請試著慢慢發「ookina」音看看。這是我之前跟楠瀨誠志郎先生（發聲專業教師）學來的方法，只要雙腳打開與肩同寬，放鬆身體試著做做看，就可以發出清晰宏亮的聲音了。
聲音細小的人請留意，說話時不要太靠近對方。不得不說悄悄話的場合另當別論，否則湊到人家耳邊嘰喳個沒完，實在是莫名其妙，這不啻是在暗示對方，「我想和你更親密一點」。和對方的距離，請至少保持七十公分以上。
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