十多年前銷售事務機器,型錄、合約書的數位化不普及,必須隨身攜帶許多紙本文件,加上準備一些小工具(如:螺絲起子)來做機器的簡易維修,公事包經常滿到扣不起來。

        某次我隨主管向一家重要客戶提案,因為對路況不熟又遇到塞車,我們遲到讓客戶空等了五分鐘;會議中臨時提到一項潛在需求,我卻沒有攜帶備用的DM,錯失額外的銷售機會;最後討論合約內容時,我又準備完全剛好數量的文件,導致客戶無法往上呈報一份副本,行政流程再拖延了好幾天。

        結束這次漏洞百出的拜訪,連平時對我倍加呵護的主管都失去耐性,忍不住破口大罵。

        那是我第一份工作的深刻教訓,而一直到現在,我還記得那寶貴的一課:「不要只做100%的準備。」它用在我們經驗不足、判斷不夠全面的事物,尤其是重要的提醒。

        因為經驗不足,所以常常會遇到許多意想不到的突發狀況。當我們只做「100%的準備」,沒有多留餘裕的時間、沒有多帶備用的文件、沒有為各種可能的失誤預留後路,「100%的準備」在實際執行時就只有七折八扣的結果。

        因此,我開始學著做「120%的準備」。會議提早15分鐘就座、文件多帶一些備份,公司內部報表也強迫自己提前完成,而不是到最後一天才手忙腳亂。突發狀況還是偶會發生,但是120%在打了折扣之後,最終結果都很接近預設目標。甚至有些如期完成的任務,沒有人察覺這位缺乏經驗的菜鳥發生失誤。

        自此,我樂於在工作中找出那些可以多做的20%準備。

        在經驗尚淺時,這個習慣幫我減少許多尷尬的場面;在經驗足夠後,它讓我提早完成任務還能游刃有餘的協助旁人。原來「120%的準備」不只是新人需要學習,資深人員也可以從中獲益良多。

        我對這「120%的準備」還有一個更棒的發現。那就是當我們提早20%的時間、提高20%的標準、預留20%的資源,只要是在可行且合理的範圍內,其實它並不會增加20%的辛苦,反倒是多帶來幾分安定感和自信心。

        這個道理可以應用在業務工作、活動企劃、組織管理到個人管理,這20%絕對稱得上是低風險、高報酬的最佳投資。

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