初出社會的小兵要站穩職場,做好「向上溝通」是基本功。
職場小兵平日要向直屬主管報告工作進度,主管的做事風格,直接影響雙方的溝通模式。德淵企業人資部經理沈文瑜簡單二分主管風格為,「老子型」與「法家型」。
老子型主管無為而治,授權部下執行、規劃,讓小兵有許多自我訓練的機會,但也考驗小兵的能力,事事要獨立、想得徹底,還要時時主動回報老闆最新工作進度,讓他可掌握。沈文瑜提醒小兵別忘記,當努力看到具體成果時,要把功勞留給老闆。
法家型主管相對嚴厲與強勢,一個口令、一個動作,盼部屬不要多問,盡力工作就好。沈文瑜分析,跟著這類主管做事,態度要保守些,先跟著長官的步伐向前踏就對了。
若自己是很有想法的人,平時就要做好每件小事,認真完成上司交付任務,累積好成績、獲取長官信任,先建立好彼此信任後,當再遇到問題、欲表達不同想法時,長官也較願意接納。
但面對這類長官,沈文瑜提醒,小兵提出「異見」時,也要先想清楚前因後果,並且提出解決方案、每個步驟與預期後果,用事實證明自己對事件的周延判斷,才有機會獲得法家型長官青睞。
服務於外商公司的瑪姬說,職場小兵要懂得察言觀色,時時提醒自己,順著老闆的毛摸,掌握「臉皮要厚、心坦誠、願意突破防守線」秘訣,建立起彼此的信任關係,才能讓雙方溝通沒有隔閡。
下班或中午休息時間,可主動約長官吃飯,坦開心胸,分享最近工作心得,卸下工作的沉重情緒,氣氛輕鬆地和老闆當朋友,突破彼此防線,溝通就會順暢。
在共事過程中,職場小兵要展現主動性,不需要老闆多說,就協助公務繁忙的老闆多記、多做一些事,偶爾給予貼心提醒,也是促進彼此溝通的潤滑劑。
沈文瑜舉例說,近日和部屬協力安排公司的教育訓練課程時,發現恰好卡到父親節,一位年輕的職場小兵貼心地告訴她,上次訓練日期與母親節衝期,造成公司許多同仁不悅。
這位職場小兵發現長官決策可能失誤時,並非直指長官錯誤,而是婉轉提醒,給彼此都留了台階,更重要的是,在錯誤決策執行前,緊急踩煞車,重新思考解決方案,活動變得更加完滿。
當職場小兵與長官、前輩觀念衝突時,心情可能會反應臉上,不經意擺出壞臉色,但誰也不願意把話講開,雙方缺乏共識,工作繼續往下進行,方向會走偏,誤會也因而產生。
上班族瑪姬指出,職場小兵要把長官當朋友,觀察彼此喜好與習慣、多體諒,有問題時「主動出擊」溝通,才是上策。她憶起初入職場第一位老闆,非常嚴肅,她覺得老闆很可怕,把分內工作做完就快閃人。
後來她發現,愈不溝通、愈不熟,心有疙瘩,誤會愈結愈深。換第二分工作,她和同組夥伴約中秋烤肉時,也算老闆一份,拉離工作情緒,彼此多了解,工作時也愈來愈有默契。
步入職場才剛滿一年半,個性直爽的小陳提醒,說話直來直往的新兵,要謹守職場倫理,和長官、前輩溝通時,話要修飾的圓融。若有不同想法和意見,上班族小安說,職場小兵可用「請教」的方式詢問前輩看法,而非用指導或堅持的態度,才不會令人感覺自以為是。
小兵要和長官順暢溝通,就是主動報告工作進度。當有緊急事情,小陳會馬上傳簡訊、打電話給老闆,報告現況;若有工作需要謹慎討論、或在工作上遇到問題,則主動約時間,找主管與前輩當面討論;email則是報告例行性工作進度的好工具。
謙遜學習,面對長官交付任務,決不說「不」,努力執行、尋找解決方案,是職場小兵的基本工作態度。萬一遇到兩位各自為政的長官,同時要求按照「他們方法」處理事情,該以誰為準,如何做好三方溝通,事情才能獲得完滿解決?
「事緩則圓,不要想把握時機,想要當下解決。」1111人力銀行公關總監何啟聖提醒,若同時有兩位長官要求,用不同方式做事,先別急著拒絕,而是正面接下任務,先詳盡評估解決方法與因應態度。
首要判斷該事件是兩人權力伸張的小事,還是重要公事。若屬他倆權力伸張,努力做、不耽誤為準則;若屬公事,當兩位主管分別約談自己時,都恭敬地拿出筆記本,逐項紀錄,整合雙方意見作判斷。
若憑己之力實在無法解決問題,可再分別找兩位找官談談。何啟聖指出,小兵第二次和長官溝通時,話術可修正為:「另位長官也很「關心」這件事情,給予很多提示,但兩位要求有些出入,是否能再給予建議?」
把干擾說成關切,可避免衝突。他說,壞事傳千里,小兵千萬不能參與評論,不要讓自己變成衝突導火線,才是職場生存之道。平時也不要怕做小妹,做好職場人緣,彷彿建構好防火牆,遇困難可尋求資深同仁提點、奧援。
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