車塚元章
速度是職場最重要的命脈。「在短時間內有效地將自己的訊息傳達給對方，請對方立即採取行動」逐漸成為必備能力。一般人對於簡報的印象，都是在幾十人或幾百人面前報告，例如新產品發表會或商品說明會之類活潑的場合，在顧客面前充滿自信地宣傳自己公司的商品，引起他們的興趣。
但簡報不是只能使用在這種大規模場合，事實上，我們幾乎每天都會進行「某種形式的簡報」，無論是向主管報告目前的工作成果，還是在會議中提出自己的意見等，全都可以運用簡報技巧。反過來說，簡報的優劣也能決定日常所有工作的品質。在過去，簡報雖然是屬於企業中管理、企畫或行銷相關職務的專業技巧，但現在即使對一般員工來說，也已經成為理所當然的必備技能。
巧妙運用報．連．商 贏得老闆好評價
「報．連．商」是自我宣傳的絕佳機會，使用簡報技巧進行「報告」、「連絡」、「商量」，就能簡潔有條理地把必要資訊傳達給主管。對主管來說，評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」，也就是「不但能獨立行動、做出成果，還能主動把需要主管確認、批准的事項，確實跟主管『報．連．商』的部屬。」只要能夠巧妙運用「報．連．商」技巧，主管對你的評價就會提高；如果你的目標是更上一層樓，當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」進行「報．連．商」技巧。
第1招 報告
「報告」指的是通知（提出指示的）主管工作進行的狀況、經過和結果等等。部屬如果需要獲得新指示，以便進入下一階段，也必須進行這個步驟。這時，你的主觀想法與意見也能成為參考。
例：「今天完成第三階段的業務了。處理第二階段的○○時，雖然花了一點時間，但是在△△先生（小姐）的幫忙下，得以順利結束。不過，我覺得第二階段○○的步驟好像有點難以理解呢！」
第2招 連絡
「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊，這時就不能摻雜你的主觀想法和意見了。
例：「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行，因此，請在早上十點到作業室集合。」
第3招 商量
「商量」指的不知該如何判斷或感到不安時，向（提出指示的）主管尋求意見和建議。有些事情除了可以找提出指示的主管，也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量。
例：「關於於第四階段業務中的○○，我對實際上要這麼操作感到有點不安。請問您有沒有什麼好的建議？」
隱藏版秘技 提出建議
在報告和商量全部結束後，可以偶爾試著向主管提出建議：「我有一個提議，請務必聽我說……」這時也有另一個巧妙的方法，既可以稍微捧一下主管，又能發表自己的想法。那就是在徵求主管意見的同時，也把最後的選擇權交給他。
例：「在減少客訴的策略方面，我想了A、B兩個方案。我覺得B方案比較好，但還是想聽聽經理的意見。」
抓對時機報．連．商 讓主管願意聽你說
「報．連．商」適合在業務告一段落，或是發生問題時進行。報告前，請先詢問主管是否有時間，因為主管可能正在處理緊急的工作，如果沒頭沒腦就想開始報告，經理大概會說「我現在很忙」叫你等一下再來吧！所以，在「報．連．商」前，請一定要先請問主管是否有時間。
雖然最佳時機會依主管指示的業務內容而異，但大致來說請在下列時間進行：
．工作告一段落時：尤其是一項工作剛開始的初期階段，最好頻繁地向主管報告。
．工作結束時：在工作完成時，也一定要報告，讓主管知道工作已經完成。
．其他時機：想改變原本的計畫，或是工作進行順利時，都可以進行報告。
．發生錯誤或問題時：這時候絕對必須向主管報告和商量的情況，請立刻連絡主管。主管應該也不想聽到這些消息，但如果一直都不知道，後果將會變得更嚴重。
作 者 小 檔 案：
車塚元章
Break Vision董事長，1996年獨立創業，除了協助企業解決問題，也常應邀接受報章雜誌專訪，目前則專注於人才育成。最新著作《公司不需要不懂簡報的員工》。
留言列表
