王乾任
出社會第一份工作,在國內大型連鎖書店擔任採購。「採購」有非常多的執行細節,不熟作業流程又容易粗心的我,經常在Key採購單時掛一漏萬,所幸同事眼尖,總是幫我挑出問題,讓我重新再做過。
降低失誤
雖說有同事幫忙,時間久了,加上同事們也忙,老是犯小錯誤也會令人感到不耐煩。部門主管知道了,提出一個方案,用來解決粗心問題。主管要我詳細記錄每一個工作步驟,工作完成後,先行自我檢核有無疏漏,確認沒問題後再請同事幫忙複查。雖然還是偶爾會有遺漏,但已大幅減少錯誤。
工作預覽
這套撰寫工作步驟的方法,一直沿用至今,特別是在處理繁瑣而容易出錯的例行行政工作,以及大規模且執行細項多或合作窗口不在少數的工作之前,我一定會先行撰寫執行步驟,確認無誤後,再按此步驟圖分配工作順序,安排工作時程,最後再實際動手執行。
也就是說,撰寫工作步驟同時,已在腦中預先演練工作執行過程可能碰見的問題,以及可用的解決辦法,勾勒執行藍圖也作了執行方針的確認。
切割法
撰寫工作步驟,其實也是切割法的變形應用,幫助我們把一個完整的工作,拆解成數個小段落,逐段完成比較容易掌控狀況的小片段工作之餘,也能邊做邊確認是否有發生錯誤,對於提升工作良率,降低失誤非常有幫助。
「切割法」是威力非常大的效率管理工具。舉例來說,如果有人要求你,3個月內要寫出一本10萬字的書,恐怕不少人會直呼不可能!
然而,導入切割法之後,3個月內寫完10萬字的書不再是難事,只要把10萬字拆成90等分,每一份1200字,每天寫1200字,3個月後自然可以完成10萬字的書稿。
工作事項具體明確化
撰寫工作步驟,能讓工作具體化、明確化,知道自己每一個步驟要做什麼事情,完成哪些工作,全都清楚明白。
SOP
如果能把工作步驟再畫成流程圖,分拆填寫在行事曆上,並且把每一個工作細項的聯絡窗口、工作目的與可能發生的狀況全都記錄下來,日子久了,就是一份該工作的SOP項目清單,日後萬一工作要交接或培訓後進,也可以派上用場。
掌握定位職掌
長期撰寫工作步驟,對於掌握工作內容,以及此一工作在組織中的定位、功能非常有幫助。試著撰寫工作步驟清單,除了能夠減少粗心大意,上班族一定能從中看見過去未能發現的工作奧妙之處,讓你成為傑出優秀的專門人員。
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