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世界知名的中央處理器廠商INTEL，總裁安德烈．葛洛夫的辦公室，就和他的思考邏輯一樣，整齊、明快、充滿條理。他桌上永遠看不到雜亂的文件，所有檔案皆秩序井然的放在架上，葛洛夫眼前只有一台電腦與印表機，清潔的桌面，也象徵他的決心。 在葛洛夫身上，可以印證要治國、平天下，必定要從修身做起。我們常希望能改變公司，但事實上，我們應該先改變自己。只要整理好自己的空間領域，清除雜亂的狀態，讓它們整齊潔淨，就可提升工作效率。一旦自己處理好了，才能付出多餘的心力，整頓週遭的環境。 辦公環境堆滿廢物 混亂如影隨形 如果沒有空間管理的概念，不知不覺間，辦公室就會出現堆積如山的廢物，像是： 1、幾年前的郵購目錄。 2、幾疊許久的名片，上面的電話全換了主人。 3、廠商送的折價券，但從未用過。 4、幾堆過期沒中獎的發票。 5、過期的撞針式印表機使用手冊。 6、十幾封未拆的廣告信。 7、數本幾年前的行事曆。 8、筆筒內十幾支缺水的簽字筆與原子筆。 9、購物頻道寄的商品錄影帶，但從來沒看過。 10、買東西用過的塑膠袋。 雖然現在是資訊社會，電腦與網路的方便，勾勒出「無紙世界」的美好未來。但我們也可注意到，這些廢棄物中，紙張往往佔了7成以上，紙張並未真正從辦公室消失，只是以別的面貌，不知不覺地占據我們的空間，例如原來公司只訂一、兩種雜誌，如今出版巿場爆炸，每個月收到十幾份的雜誌不足為奇；以前的帳單信件只有一張紙，但現在的帳單往往附帶幾張付費說明與各種優惠方案；此外，這十年來，購物目錄、傳單、宣傳文件、折價卷等廣告量增加了5倍以上。 辦公室10大混亂空間 打亂工作步調 這些物品剛到我們眼前，總覺得它不起眼，於是隨便一放，時間久了，便成為雜亂空間的來源。美國一項行銷報告指出，辦公室有10處空間，最容易出現混亂，包括了： 1、抽屜。 2、桌面。 3、檔案櫃。 4、書架。 5、電腦桌面。 6、公事包。 7、電腦硬碟。 8、筆筒。 9、皮夾。 10、口袋。 這些空間，就在我們生活週遭，只要稍不留意，往往就讓雜亂的物品氾濫成災，淹沒了我們規律的步調與作息。 簡化空間4要領 提高空間效能 漫畫裡的多啦A夢，有神奇的法寶縮小燈，照了東西就會變得迷你。現實的辦公室裏，我們無法藉助這種工具增加空間，不過只要運用以下的原則，仍然可以提高空間效能。 要領1 廢物立刻處理，避免堆積 要簡化工作空間最好的方法，就是物品使用完畢，若沒有多餘的使用可能，就要立刻將它丟掉或放置回收處。立刻處理的好處，可避免堆積，能空出50﹪以上的空間，也能提升工作效率。 要領 2 桌面維持一項工作進行 我們處理文件時，無論目前有多少工作正在進行，其餘的工作與文件應另置別處，不要放在桌面上，否則只會增加壓力，並沒有太大益處。手上的工作完成後，應該將其移至另一處，如別的抽屜、檔案櫃等，讓桌面上永遠只有正在進行的工作。 要領 3 以資料夾分類標明工作項目 準備多個資料夾，頂端標明檔案的內容，當資料夾側置時，可以輕易地辨識其中工作項目，有助於快速尋找資料。 要領 4 今日事今日畢 處理工作，更好的做法就是今日事今日畢，絕對不要拖延，盡可能當日就完成工作，讓桌面在下班離開時，保持清潔溜溜。 堆積如山的辦公桌，透露了工作效率欠佳的訊息，要是習性不改，再大的桌子都不夠用。在辦公室裡，先將自己的空間清理乾淨吧！效率就會立刻提昇。 |
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